Die Prüfungsarten des Finanzamts im Rahmen der TSE: Was Händler wissen müssen

Seit der Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Kassensysteme hat sich die steuerliche Kontrolle durch die Finanzbehörden deutlich verändert. Doch welche Arten von Prüfungen gibt es eigentlich? Und was erwartet Sie als Unternehmer oder Betreiber eines Kassensystems konkret? 

In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Prüfungsarten des Finanzamts im Zusammenhang mit der TSE. Damit Sie direkt wissen, was zu tun ist, zeigen wir in unserem YouTube-Video “TSE-Meldepflicht & Kassenprüfung” die wichtigsten Schritte.

Die Kassen-Nachschau ist eine unangekündigte Prüfung, die während der üblichen Geschäftszeiten stattfindet. Ein Prüfer des Finanzamts darf Ihre Geschäftsräume betreten und das Kassensystem direkt vor Ort prüfen – ohne vorherige Ankündigung.

Typische Schwerpunkte

• Funktion der Kasse und der TSE
• Prüfung der Belege und Tagesabschlüsse
• Anforderung eines DSFinV-K-Datenexports

Bei Auffälligkeiten kann sie nahtlos in eine Betriebsprüfung übergehen.

Bei einer Betriebsprüfung handelt es sich um eine umfassende, meist angekündigte Kontrolle durch das Finanzamt. Dabei werden neben der Kassenführung auch weitere steuerliche Aspekte geprüft – z. B. Umsatzsteuer, Gewinnermittlung, Warenwirtschaft.

In Bezug auf die TSE ist relevant:

• Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Kassendaten
• Nachvollziehbare Buchungen
• Export gemäß DSFinV-K-Standard
• Prüfung der TSE-Zertifizierung und Einsatzdauer

Der gesamte Prüfungszeitraum kann mehrere Jahre umfasse. Achten Sie daher auf eine lückenlose Archivierung Ihrer Kassen- und TSE-Daten.

Ein oft unterschätzter Punkt ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt detailliert, wie das Kassensystem eingesetzt wird, wie die TSE eingebunden ist und wie Daten gesichert sowie archiviert werden.

Diese Dokumentation muss:

• schriftlich vorliegen,
• aktuell sein,
• jederzeit dem Prüfer vorgelegt werden können.

Fehlt sie oder ist unvollständig, kann das zu Hinzuschätzungen oder steuerlichen Nachteilen führen.

Im Rahmen jeder Prüfung wird auch die technische Umsetzung der TSE selbst kontrolliert. 

Hier achtet das Finanzamt auf:

• Verwendung einer vom BSI zertifizierten TSE
• ordnungsgemäße Anbindung an das Kassensystem
• lückenlose und manipulationssichere Aufzeichnung von allen Transaktionen
• vollständige und signierte Belege mit TSE-Informationen

Besonders bei Cloud-TSE-Lösungen wird zusätzlich geprüft, ob die Verbindung stabil und nachvollziehbar ist.

Alle Kassendaten müssen exportierbar und auswertbar sein – im Format der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Bei einer Prüfung wird oft ein Datenexport angefordert, den der Prüfer mit spezieller Software analysiert (z. B. IDEA).

Wichtig:

• Der Export muss jederzeit möglich sein
• Daten müssen vollständig und unverändert vorliegen
• Auch Stornos, Trainingsbuchungen und Entnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein

Ob Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung – wer sich rechtzeitig mit den Anforderungen rund um die TSE auseinandersetzt, spart im Ernstfall viel Zeit und Nerven. Halten Sie Ihre Kassensysteme aktuell, sichern Sie Ihre Daten regelmäßig und dokumentieren Sie Ihre Prozesse sauber. Dann kann die nächste Prüfung kommen!

Bereit für die nächste Kassenprüfung?

Kontaktieren Sie uns gerne bezüglich unserer kostenlosen Checkliste zur Vorbereitung auf die Kassen-Nachschaue und sichern Sie sich Ihren Informationsvorsprung. Dafür oder bei Fragen können Sie sich jederzeit an unser Vertriebsteam wenden.