Kundendaten löschen: Was ist im Handel erlaubt und was nicht?

„Bitte löschen Sie alle meine Daten“ – diesen Wunsch erhalten viele Unternehmen regelmäßig von ihren Kunden. Auf den ersten Blick scheint die Antwort simpel: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt jeder Person das „Recht auf Löschung“ ihrer personenbezogenen Daten. In der täglichen Praxis sieht die Situation jedoch deutlich komplexer aus.

Gerade im B2B- und B2C-Handel müssen Unternehmen neben den datenschutzrechtlichen Vorgaben zwingend auch steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (wie die GoBD) berücksichtigen. Deshalb dürfen Kundendaten häufig gar nicht vollständig gelöscht werden – selbst dann nicht, wenn der Kunde dies ausdrücklich verlangt.

Mit den neuen Funktionen im TRADEMAN unterstützen wir Sie dabei, diese scheinbar widersprüchlichen gesetzlichen Anforderungen vollkommen sicher und nachvollziehbar umzusetzen.

Sobald ein Kunde mit Ihrem Unternehmen in Kontakt tritt und beispielsweise ein Angebot, einen Auftrag, einen Lieferschein oder eine Rechnung erhält, entstehen geschäftsrelevante Unterlagen. Für diese gelten in Deutschland gesetzliche Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren.

Das bedeutet konkret: Die zugehörigen Kundendaten dürfen während dieser Frist nicht vollständig aus der Datenbank entfernt werden, da sonst die lückenlose Nachvollziehbarkeit der steuerlichen Geschäftsvorgänge verloren gehen würde. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt drohen in einem solchen Fall empfindliche Strafen.

Aus diesem Grund unterscheidet TRADEMAN künftig konsequent zwischen

1. Dem echtenLöschen eines Datensatzes,
2. Der Bereinigung (Anonymisierung) personenbezogener Daten,
3. Dem Inaktivsetzen eines Kunden.

Anstatt einen Kunden vollständig und unwiderruflich aus dem System zu entfernen, wird ein Löschantrag systemseitig nachvollziehbar verarbeitet.

Je nach Situation und Historie des Kundenstammsatzes erfolgt dabei Folgendes:

• Inaktivsetzung statt Löschung – bestehen noch aktive oder aufbewahrungspflichtige Vorgänge (z. B. Rechnungen innerhalb der 10-Jahres-Frist), wird der Kunde inaktiv gesetzt. Eine versehentliche Nutzung im Tagesgeschäft ist damit ausgeschlossen.
• Bereinigung & Anonymisierung – personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse), die für die reine Steuerbelegung nicht relevant sind, können – soweit gesetzlich zulässig – bereinigt oder anonymisiert werden.
• Permanente Sperre der Kundennummer – hat es tatsächlich keinerlei Vorgänge zu diesem Kunden gegeben, kann der Datensatz komplett gelöscht werden. Die vergebene Kundennummer bleibt jedoch dauerhaft im TRADEMAN gesperrt. So wird verhindert, dass sie später neu vergeben wird, was zu Datenvermischungen führen könnte.
• Dokumentation im System – im Kundenstamm wird protokolliert, dass und wann (inkl. Datum) der Kunde die Löschung seiner Daten gewünscht hat.
• Schnittstellen-Stopp – bestehende Synchronisationen zu Drittsystemen (wie Onlineshop oder CRM-Tools) werden für diesen Datensatz deaktiviert.
• Werbestopp – sämtliche Marketingeinwilligungen (z. B. für den Newsletter-Versand) und Werbemöglichkeiten werden automatisch entfernt.

So bleibt für Sie und für Behörden jederzeit nachvollziehbar, warum ein Kunde nicht mehr aktiv ist und welche datenschutzkonformen Maßnahmen bereits durchgeführt wurden.

Diese strukturierte Vorgehensweise schützt Händler davor, versehentlich gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu verletzen. Gleichzeitig werden personenbezogene Daten genau dort entfernt oder unkenntlich gemacht, wo es die DSGVO verlangt und das Steuerrecht es erlaubt.

So verbindet TRADEMAN modernen Datenschutz mit maximaler Rechtssicherheit und sorgt dafür, dass Ihre Kundenstammdaten auch langfristig ohne rechtliche Risiken verwaltet werden können.

Nicht jeder Löschungswunsch eines Kunden darf im Handel zu einer sofortigen, restlosen Löschung im ERP-system führen. Datenschutz, Handelsrecht und Steuerrecht müssen zwingend gemeinsam betrachtet werden.

Mit den neuen Funktionen im TRADEMAN werden Löschanträge strukturiert verarbeitet. Je nach Sachverhalt werden Kunden inaktiv gesetzt, personenbezogene Daten anonymisiert oder, sofern rechtlich möglich, vollständig gelöscht. So erfüllen Unternehmen sowohl die strengen Anforderungen der DSGVO als auch die gesetzlichen Pflichten gegenüber dem Finanzamt.

Unser Vertriebsteam informiert Sie gerne über die neuen Funktionen zur DSGVO-Compliance im TRADEMAN und unterstützt Sie bei der Einrichtung für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie uns einfach an oder buchen einen kostenlosen Beratungstermin!