Angebote, Aufträge und Rechnungen direkt per WhatsApp versenden

E-Mails sind im Geschäftsalltag nach wie vor unverzichtbar – doch Hand aufs Herz: Wie schnell schauen Sie oder Ihre Kunden auf eine E-Mail im Vergleich zu einer Messenger-Nachricht? WhatsApp wird meist innerhalb weniger Minuten geöffnet und ist für viele Menschen der einfachste Weg, Informationen direkt griffbereit zu haben.

Neben dem klassischen E-Mail-Versand und dem PDF-Druck erweitert TRADEMAN die Belegzustellung ab sofort um einen direkten, modernen Kanal: die integrierte WhatsApp Business-Schnittstelle. Senden Sie Aufträge, Vorab-Rechnungen und Zahlungsinformationen jetzt als direkten Dateistream auf das Smartphone Ihrer Kunden.

Volle Postfächer führen oft dazu, dass wichtige Belege übersehen werden oder im Spam-Ordner landen. Die Folge: Rückfragen verzögern sich und Zahlungseingänge verschieben sich nach hinten. 

Mit der WhatsApp-Anbindung in TRADEMAN senden Sie Dokumente genau dorthin, wo sie garantiert gesehen werden. Die Nachricht enthält alle relevanten Informationen auf einen Blick direkt im Chatverlauf:

• Verwendungszweck / Auftragsnummer
• Offener Betrag
• IBAN / Bankverbindung
• Direkte Kontaktdaten für Rückfragen

Das fertige Beleg-PDF wird automatisch als Dateistream angehängt. Der Kunde kann die Unterlagen sofort auf dem Handy prüfen, abspeichern oder direkt die Überweisung ausführen.

Nach der einmaligen Anbindung an die Meta-Schnittstelle ist der Ablauf in wenigen Minuten erledigt:

1. Öffnen Sie in TRADEMAN unter Vorgänge -> Verkauf -> Auftrag den gewünschten Vorgang.
2. Ist beim Kunden eine WhatsApp-Nummer hinterlegt, schaltet das System den Button „Per WhatsApp senden“ automatisch aktiv.
3. Ein Klick auf den Button, einmal kurz bestätigen – fertig! 

Damit private Handynummern und geschäftliche WhatsApp-Kontakte nicht vermischt werden, besitzt der TRADEMAN-Kundenstamm ein eigenständiges Eingabefeld für die WhatsApp-Nummer. Sobald diese gepflegt ist, steht der WhatsApp-Versand für diesen Kunden bereit.

Sie müssen für die Erstellung Ihrer Nachrichten keine externen Portale nutzen: Sowohl die Nachrichtentexte als auch die PDF-Layouts werden vollständig in TRADEMAN verwaltet.

• Zentrale Textbausteine – unter Stammdaten richten Sie Ihre eigenen Nachrichten-Templates ein (z. B. „WhatsApp-Zahlungsaufforderung“). TRADEMAN befüllt diese Vorlagen beim Versand automatisch mit den jeweiligen Live-Variablen wie Auftragsnummer, Datum oder Betrag.
• Individuelles PDF-Design – das angehängte Dokument basiert auf Ihren gewohnten TRADEMAN-Druckvorlagen und lässt sich wie jeder andere Beleg an Ihr Erscheinungsbild anpassen.

Jeder Belegversand über die WhatsApp Business API wird im TRADEMAN vollständig protokolliert.

Besonders praktisch: Das System spiegelt sogar die Lesebestätigung (die bekannten zwei blauen Häkchen) direkt in die Warenwirtschaft zurück. Sie und Ihr Team sehen auf einen Blick, ob die Vorab-Rechnung oder der Auftrag erfolgreich zugestellt und vom Kunden bereits gelesen wurde. Das erspart lästiges Nachfragen und gibt Ihrem Vertrieb absolute Planungssicherheit.

Mit der neuen WhatsApp-Funktion bringt TRADEMAN Ihre Belegzustellung auf ein modernes, kundenfreundliches Level. Sie sparen Zeit bei der Vorab-Kommunikation, vermeiden Hürden im Zahlungsprozess und bieten Ihren Kunden einen Service, den sie aus dem Alltag gewohnt sind.

In unserem YouTube-Tutorial zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie einfach der Versand abläuft und wie die Templates eingerichtet werden. Unser Vertriebsteam unterstützt Sie außerdem gerne persönlich bei der Anbindung!