Kunden einsehen, aber nicht bearbeiten: Neue Rollenberechtigung im TRADEMAN
Nicht jeder Mitarbeitende im Unternehmen benötigt dieselben Software-Rechte. Während Angestellte im Service oder im Verkauf Kundendaten häufig lediglich für die Auskunft oder den Belegdruck einsehen müssen, benötigen Führungs- oder Admin-Kräfte umfangreiche Befugnisse, um Stammdaten zu pflegen, Rabattgruppen anzupassen oder neue Kundenkonten anzulegen.
Mit der neuen Rollenberechtigung „Kunden-Bearbeiten“ im TRADEMAN können Sie genau festlegen, welche Benutzer Kontaktdaten lediglich ansehen und welche sie auch verändern dürfen. So schützen Sie Ihre Kundenstammdaten vor unbeabsichtigten Änderungen, verhindern fehlerhafte Dubletten und passen die Zugriffsrechte optimal an die jeweiligen Arbeitsaufgaben in Ihrem Betrieb an.
Diese gezielte Steuerung ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie die Registrierung von Neukunden primär digital und datenschutzkonform über die POSMAN-Kasse mit der Kundenregistrierung per QR-Code (oder direkt über Ihren Onlineshop) durchführen lassen und fehlerhafte Manuelleingaben im Backend vermeiden möchten.
Warum sind getrennte Lese- und Bearbeitungsrechte im ERP so sinnvoll?
In Handelsunternehmen greifen täglich unterschiedlichste Teams auf Kundendaten zu – vom Verkauf am POS über das Lager bis hin zum Backoffice und der Buchhaltung. Meist werden dabei reine Informationen wie Lieferadressen, Ansprechpartner, Umsätze oder die Kaufhistorien benötigt. Ein Schreibrecht ist dafür in den seltensten Fällen erforderlich.
Mit der strikten Trennung von Lese- und Schreibrechten profitieren Sie von klaren Vorteilen:
- versehentliche Löschungen oder Tippfehler in Kundenstammdaten werden vermeiden,
- Stammdaten bleiben sauber und aktuell,
- die Datenpflege obliegt ausschließlich autorisierten Personen und
- Berechtigungen werden an die betriebliche Rolle (z.B. Kassierer vs. Filialleiter) angepasst.
Erfolgt die Kundenneuanlage primär über ein Onlineshop-System oder per POSMAN TakeMyData, lässt sich die händische Bearbeitung im TRADEMAN-Backend gezielt unterbinden.
So richten Sie die Rollenberechtigung im TRADEMAN ein
Die Konfiguration lässt sich von Administratoren in wenigen Sekunden vornehmen.
Sie finden die neue Berechtigung in der Warenwirtschaft unter System → Menü → Kunden → Bearbeitung.
Dort legen Sie für jede definierte Rolle (bspw. Manager, Verkäufer oder Kassierer) individuell fest, ob Kundenstammdaten bearbeitet werden dürfen.
Wird das Bearbeitungsrecht für eine Rolle deaktiviert, passt sich die Software-Oberfläche für den angemeldeten Benutzer automatisch an:
- Kein Button „Neu“ – die Schaltfläche zum manuellen Anlegen neuer Kunden wird komplett ausgeblendet.
- Fokus auf Detailansicht – Kundenkonten können weiterhin geöffnet werden, jedoch steht statt der bearbeitbaren Eingabemaske nur noch das schreibgeschützte Feld „Details“ zur Verfügung.
- Schreibschutz für Adressen & Kontakte – Stammdaten, Zahlungskonditionen oder Ansprechpartner können weder abgeändert noch neu hinzugefügt werden.
Alle relevanten Kundeninformationen bleiben für das Tagesgeschäft lückenlos verfügbar, ohne dass das Risiko ungewollter Änderungen besteht.
Die drei Berechtigungsstufen in der Übersicht
Vollzugriff
Benutzer haben uneingeschränkten Zugriff. Sie können Kunden einsehen, Stammdaten editieren und neue Kunden anlegen.
Teilzugriff (Neu)
Benutzer können alle Kundeninformationen, Kaufhistorien und bspw. Umsätze einsehen. Sie können jedoch keine Stammdaten ändern und keine neuen Kunden anlegen.
Kein Zugriff
Der komplette Menüpunkt „Kunden“ wird ausgeblendet.
Fazit
Mit der neuen Rollenberechtigung „Kunden bearbeiten“ gewinnen Sie maximale Kontrolle über Ihre Kundenstammdaten zurück. Ihre Mitarbeitenden sehen exakt die Informationen, die sie für einen reibungslosen Ablauf benötigen, während sensible Änderungen ausschließlich autorisierten Benutzern vorbehalten bleiben.
Das erhöht die Datensicherheit, bewahrt Ihr ERP-System vor Datenmüll und schafft eine klare Aufgabenverteilung im gesamten Unternehmen.
Sie möchten Ihre Rollenberechtigung ebenfalls präzise steuern?
In unserem YouTube-Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Berechtigung im TRADEMAN einrichten.
Bei Fragen zur Konfiguration oder zur Einbindung von TakeMyData steht Ihnen unser Vertriebsteam jederzeit gerne zur Verfügung!
